Riunioni di lavoro: come farle finire in orario

Le riunioni di lavoro sono spesso considerate come gli studenti considerano le assemblee al liceo. Un momento di stacco e di svago, che offre una piacevole interruzione alla routine del lavoro quotidiano per dedicarsi al sociale. Non inteso come impegno nel sociale ma come tempo da occupare con i social network o corteggiando la ragazza più carina della scuola.

Niente di più sbagliato e infruttuoso. Le riunioni sono uno strumento efficace per prendere decisioni importanti. Non solo, servono anche per rimarcare la politica che l’azienda sta seguendo, riuscendo a rimettere in carreggiata chi rischia di perdersi divagando con attività che non rispondono al raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Poche e semplici regole aiutano a ottimizzare la durata e il contenuto delle riunioni. Questo per trasformarle in una opportunità concreta di crescita dell’azienda, grande o piccola che sia.

Un’azienda produttiva e florida è in grado di incidere sul benessere dei dipendenti che vi lavorano.

In che modo organizzare le riunioni per riuscire a rispettare le tempistiche

La perfetta organizzazione di una riunione è alla base della sua buona riuscita. Il primo passaggio è quello di organizzare l’incontro e creare un ordine del giorno o anche una presentazione in PowerPoint, da trasmettere possibilmente con anticipo ai partecipanti, i quali hanno modo di familiarizzare con gli argomenti ed eventualmente preparare degli interventi utili.

Fondamentale è anche il rispetto delle tempistiche. La riunione deve avere un orario di inizio e un presunto orario in cui terminare. In questo modo si possono discutere i punti all’ordine del giorno, evitando di perdersi in argomenti che non sono idonei alla riunione.

È importante prevedere un tempo da dedicare agli interventi dei presenti, e un tempo ben definito per la pausa. La mancanza di time limit (ovvero l’orario e la durata dell’incontro), rischia di allungare i tempi del break, con dispendio di energie e inefficacia dell’incontro, in favore di lunghe chiacchierate davanti al distributore di caffè.

Inutile invitare al meeting tutti i dipendenti dell’azienda o membri non direttamente coinvolti negli argomenti da affrontare. Si rischia solo di annoiare e rendere meno produttiva la riunione.

Una buona regola è quella che il meeting venga gestito da un referente, che conduca e diriga gli interventi dei presenti e tenga sempre sotto controllo il timing.

Come presentarsi e come comportarsi durante la riunione

Anche le riunioni hanno una sorta di codice di comportamento, a cui attenersi per essere professionali. Si tratta di semplici indicazioni che riguardano il modo di vestire durante la riunione piuttosto che l’atteggiamento o le domande da porre per mostrare interesse e rispetto verso l’azienda.