Mail al capo come scrivere
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Mail di lavoro: come scrivere al capo

Prima regola della perfetta mail di lavoro al capo: anche se è il tuo amico di infanzia o è più giovane di te, devi sempre considerare che è un tuo superiore e che il lavoro ha dei codici comportamentali differenti dalla vita privata.

Lunedì: entri in ufficio e ti fiondi immediatamente davanti alla tua casella email perché hai deciso di inviare una mail al tuo capo. Che sia per una questione non urgente o per una che ritieni impellente, la prima cosa da fare è mantenere la calma. Frena un istante e prima di scrivergli, poniti tre domande:

  1. ho qualcosa di veramente importante da comunicare?
  2. è il momento giusto per farlo?
  3. è corretto indirizzare la comunicazione al capo o sarebbe meglio rivolgersi un altro referente?

Se la risposta ad almeno due delle tre domande è , allora la mail al capo “s’ha da fare” ma con qualche precauzione.

La tua mail è davvero importante?

Tieni presente che il capo è una persona molto impegnata e ha sicuramente giornate intense a cui far fronte. Accertati che la mail che vuoi inviargli sia davvero opportuna. Inutile scrivere al capo perché i tuoi colleghi sono invidiosi o continuano a prendere la cucitrice dalla tua scrivania. In questo modo rischi solo di irritarlo con informazioni che non lo riguardano.

Anche se il capo è il tuo amico di infanzia o è più giovane di te, devi sempre considerare che è un tuo superiore e che il lavoro ha dei codici comportamentali differenti dalla vita privata.

Cosa scrivere e cosa evitare nella mail al capo

Come forse avrai già fatto quando hai dovuto scrivere la mail per il colloquio di lavoro, anche dopo la tua assunzione tieni presente che il tono della mail deve adeguarsi allo stile aziendale.

Se lavori in uno studio legale dove vige uno stile formale, meglio evitare di rivolgerti al tuo capo come se stessi organizzando una partita di pallone tra amici.  Ricordati poi di non concludere la mail con l’emoji che fa la linguaccia.

Se il tuo lavoro si svolge all’interno di un’azienda smart dove le comunicazioni sono veloci e informali e se il capo è paladino di un linguaggio “alla mano”, puoi adattare le tue mail a questo stile.

Se il capo è il primo a usare emoji, perché arrivi ai dipendenti una certa leggerezza comunicativa, puoi utilizzarle ma con parsimonia. Anche in questo caso però, nell’utilizzo di emoji a lavoro esiste un galateo da rispettare.

In generale, meglio evitare le emoji al capo, se ne non ne conosci l’esatto significato. Come per le parole, vale la legge di Murphy per cui “se qualcosa può andare male, andrà male”!  Ovvero se qualcosa potrà essere frainteso, lo sarà. Meglio quindi orientarsi per una comunicazione semplice e chiara.

Scrivere al capo: regole generali

Qualunque sia lo stile con cui comunichi, meglio evitare rimproveri o insegnamenti al capo. La tua mail dovrebbe essere interpretata come il messaggio di un dipendente proattivo, capace di gestire il proprio lavoro e il rapporto con i colleghi in autonomia.

Sei stato assunto per svolgere una specifica funzione e con l’obiettivo di snellire il carico di lavoro del capo: inutile quindi fargli sapere che la carta si è inceppata nella stampante.

Affidarti al tuo buonsenso ti guiderà sicuramente verso la giusta scelta comunicativa. A volte il silenzio è il miglior modo per non fraintendere: meglio scrivere al capo solo se strettamente necessario. Concludi sempre la mail offrendogli la tua disponibilità, se avesse bisogno di chiarimenti o del tuo supporto.